リファレンスチェックと推薦者：職務経歴書に書くのか、誰に頼むのか、在職中はどうするか

日本の履歴書や職務経歴書に、推薦者の氏名や連絡先を書く必要は通常ありません。厚生労働省の履歴書様式例にも、推薦者の欄はありません。ただし外資系企業や一部の日本企業では、選考の終盤にリファレンスチェックが行われます。慌てないように、誰に頼むかを先に考えておきましょう。この記事の例はすべて架空です。

リファレンスチェックとは

応募先の企業が、候補者の前職の上司や同僚に働きぶりを聞く手続きです。候補者が指定した人に聞くのが通常で、調査会社が公的記録などを調べるバックグラウンドチェックとは別のものとして整理されています。ロバート・ハーフの解説によれば、電話やオンラインでの聞き取りは10〜30分ほどで、メールで回答する形もあります。

• 関係性：同僚や上司、部下との働き方、また一緒に働きたいか。
• 勤務状況：在籍期間、役割や役職が正しいか、勤怠や問題の有無。
• スキル：強みと弱み、具体的な実績、急な業務への対応。

本人の同意が前提

複数の解説は、本人の同意なしに勝手に進められるものではないとしています。勤務態度などの情報は個人情報に当たり、本人の同意なく第三者へ提供することは原則として認められないという説明です。つまり、応募先から依頼があったら、何を聞くのか、誰に連絡するのかを確認してから承諾できます。断ることも可能です。ただし理由を示さずに断ると、前職との関係を疑われる場合があります。具体的な判断が必要なときは、専門家に相談してください。

書類に書く場合、書かない場合

• 日本語の履歴書と職務経歴書：通常は書きません。
• 英文レジュメ：求められた場合のみ書きます。「References available upon request」は書いても害はありませんが、必要でもありません。場所が足りなければ省きます。
• 研究職：指導教員や共同研究者を挙げることがあります。
• 海外の求人：応募先の様式と現地の慣習に従います。

推薦者リストの例

依頼は急に来ることがあるので、書類と同じ体裁で準備しておきます。外資系では英語でやり取りできる人が求められることもあります。

References: Hanako Sato, Finance Director, Minato Foods Co., Ltd. My direct manager, 2021-2024. [email protected]. Taro Suzuki, Project Lead, Hokuto Systems. Worked together on the 2023 billing project. [email protected].

• 氏名と現在の役職。
• 所属企業。
• あなたとの関係と期間。
• 本人が了承したメールアドレスと電話番号。

人数は2〜3人が一般的ですが、応募先の指定があれば従います。

誰に頼むか

1. 前職の直属の上司：仕事を最もよく知っています。
2. 一緒に働いた先輩や同僚：上司に頼みにくいときの有力な候補です。
3. 業務委託なら取引先の担当者。
4. 新卒ならゼミの教員やインターン先の担当者。

家族や友人は向きません。肩書きが立派でも、仕事を知らない人では質問に答えられません。

在職中の場合

転職者が心配することの代表が、現職に転職活動を知られることです。ある調査でも、受けたくない理由の上位に挙がっています。現職の上司に頼めないなら、そう率直に伝えましょう。

現在の勤務先には転職活動を伝えておりません。前職の上司、または信頼できる同僚にお願いできますでしょうか。

この理由はたいてい受け入れられます。内定後に現職へ連絡してもらう形を相談することもできます。

前職との関係が良くないとき

悪い評価をしそうな人を、無理に挙げる必要はありません。同じ会社の別の上司や先輩に頼む方法があります。理由を尋ねられたら、誰かを責めずに短く答えましょう。大切なのは、書類や面接の内容と推薦者の話が一致していることです。不採用につながりやすいのは、経歴や退職理由の食い違いだとされています。

推薦者への頼み方

1. まず率直に打診します。「推薦者をお願いできますでしょうか」。
2. 連絡先が今も使えるか確認します。
3. 求人の内容と最新の職務経歴書を送ります。
4. 一緒に取り組んだ仕事を2〜3件、時期とともに伝えます。
5. 質問が事前に分かれば共有し、終わったらお礼を伝えます。

書き換えの例

前：推薦者：山田部長 090-0000-0001、田中課長 090-0000-0002。

後：書類には氏名を書かず、役職、関係、了承済みの連絡先をまとめた一覧を別に用意し、依頼があったときだけ提出。

前の例では、個人の番号を了承なく広げかねません。後の形なら余白も生まれます。その分は資格欄を整えたり、適切な枚数に収めたりするのに使えます。趣味・特技を書くのは、そのあとで十分です。

よくある失敗

• 了承を得ずに名前を出す。
• 電話番号が古くてつながらない。
• 友人に上司のふりを頼む。発覚すれば内定に響きかねません。
• 経歴を盛り、推薦者の話と合わなくなる。