事務職の職務経歴書の書き方：一般事務・秘書のスキルと例文

事務職の職務経歴書では、誰を支援し、何を回し、どれだけの量をこなしたかを示します。事務の仕事は定型的に見えて過小評価されやすいため、スケジュール、会議、請求書、出張手配、支援人数を数字で書きましょう。使えるソフト、実際の Excel のレベル、日常で使うシステムも明記します。1〜2ページが目安です。以下で構成、修正前後の例文、評価されるスキル、未経験から事務職を目指す方法を説明します。

職務経歴書の構成

1. 職務要約：業界、役割、支援対象、強み。
2. 活かせるスキル：ソフト、語学、事務処理。
3. 職務経歴：会社名、期間、部署、業務、成果。
4. 資格：MOS、簿記、秘書検定など。
5. 自己PR：正確さや工夫を具体例で。

正確な範囲で求人の職種名やソフト名を使いましょう。採用担当者も採用管理システム（ATS）もこれらの言葉を探します。

誰を支援したかを書く

5名のチームの支援と、役員の支援では求められるものが違います。具体的に書きましょう。次の例は説明用です。

修正前：正確な事務処理と丁寧な対応を心がけてきました。

修正後：建設業で6年、営業事務と役員補佐を担当。部長3名のスケジュール、出張、請求書、会議資料を支援してきました。

見えにくい仕事を数える

行動、規模、結果の順に書きます。事務職の成果は、時間短縮、ミスの減少、期限の遵守、円滑な行事運営などです。説明できる数字だけを使いましょう。

修正前：スケジュール管理を担当。

修正後：部長3名のスケジュールを管理し、週約40件の会議を2つのタイムゾーンで調整。

修正前：請求書処理を担当。

修正後：月約150件の請求書を処理し、3か月分の滞留を6週間で解消。

修正前：ファイリングを改善。

修正後：紙の契約書を共有システムへ移行し、12名の部署で検索時間を大幅に短縮。

修正前：社内行事を担当。

修正後：最大150名の社内行事を年4回、予算内で運営。業者手配と案内も担当。

評価されやすいスキル

• Word、Excel、PowerPoint。Excel はピボットテーブルや VLOOKUP など具体的に。
• スケジュール管理と出張手配、経費精算。
• 議事録、社内外の文書、電話と来客対応。
• 請求書、受発注、SAP や勘定奉行などの使用経験。
• Salesforce、kintone、ワークフローシステム。
• 機密情報の取り扱い。
• 語学は外資系で特に役立ちます。語学の書き方もご覧ください。

「Excel 上級」は慎重に書きましょう。ピボットテーブルや VLOOKUP が使えないなら、関数名を挙げて実際の範囲を示します。実技テストがある場合もあります。MOS や日商簿記、秘書検定は正式名称で書きます。スキルの書き方も参考になります。

秘書・役員補佐を目指す場合

判断力を示す経験が必要です。複雑な出張、取締役会の準備、役員や社外との調整、担当した案件、役員の時間の守り方を書きましょう。機密には触れずに、役職の水準を伝えます。

例：従業員400名の企業の社長を補佐し、四半期の取締役会資料を準備、6か国への出張を手配。

未経験から事務職へ

販売、受付、ホテル、カスタマーサポートでは、段取り、対人力、システム操作が身につきます。シフト、発注、レジ、予約の経験を根拠にしましょう。Excel や簿記の講座も加えます。キャリアチェンジの解説や受付職の書類も参考になります。

短い記入例（全体）

人物、会社、数字は架空ですが、形式は応用できます。

職務要約：建設業で6年、営業事務と部長補佐を担当。スケジュール、会議、請求書の管理が得意です。

2020年3月〜現在　株式会社サンプル建設（従業員250名）　営業事務。部長3名を支援し、週約40件の会議を調整。3か月分の請求書の滞留を6週間で解消。

2017年9月〜2020年2月　株式会社テスト商事（従業員40名）　受付・庶務。1日約40名の来客に対応し、会議室予約を管理。

資格：日商簿記2級、MOS Excel。スキル：ピボットテーブル、VLOOKUP、勘定奉行。

よくある失敗

• 「一般事務全般」とだけ書く。
• 証明できない上級スキルを書く。
• 書類に誤字を残す。正確さが仕事の核心です。
• 役員や顧客の機密を書く。
• 支援対象を書かない。

まとめ：提出前のチェックリスト

1. 支援対象が明確。
2. 業務量と成果を正直に記載。
3. ソフトの実際のレベル。
4. 1〜2ページに整理。
5. 整った体裁で誤字なし。
6. 機密情報なし。