Bewerbung per E-Mail: Betreff, kurzer Text, eine PDF-Datei und Muster

Bei einer Bewerbung per E-Mail nennen Sie im Betreff die genaue Stellenbezeichnung, die Kennziffer und Ihren Namen, schreiben im E-Mail-Text nur wenige Sätze und hängen alle Unterlagen als eine PDF-Datei an. Das vollständige Anschreiben gehört in den Anhang, nicht in die Nachricht. So empfiehlt es auch das Career Center der Universität des Saarlandes. Wenn die Stellenanzeige etwas anderes verlangt, etwa ein Bewerbungsportal oder getrennte Dateien, gilt die Anzeige.

Vollständiges Muster

Ein erfundenes Beispiel:

Betreff: Bewerbung als Industriekauffrau, Kennziffer 2041, Sara Ahmed

Sehr geehrte Frau Schmidt, die von Ihnen ausgeschriebene Stelle als Industriekauffrau (Kennziffer 2041) spricht mich an, weil ich seit zwei Jahren in der Auftragsabwicklung mit SAP arbeite. Im Anhang finden Sie mein Anschreiben, meinen Lebenslauf und meine Zeugnisse als PDF. Für Rückfragen und ein persönliches Gespräch stehe ich gern zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen, Sara Ahmed, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt, 0171 0000000

Der Text ist bewusst kurz, weil die eigentliche Bewerbung im Anhang steckt. Kontaktdaten stehen am Ende, am besten als fest eingerichtete Signatur. Wenn Sie den Namen der zuständigen Person nicht in der Anzeige finden, sehen Sie auf der Unternehmensseite nach oder rufen Sie an. Bleibt er unbekannt, schreiben Sie: Sehr geehrte Damen und Herren.

Die Betreffzeile

Die Bewerbung muss sich daran eindeutig zuordnen lassen. Übernehmen Sie die Bezeichnung wörtlich aus der Anzeige:

• Mit Kennziffer: Bewerbung als Sachbearbeiter, Ref. 2025-07, Omar Khalid.
• Ohne Kennziffer: Bewerbung als Elektroniker für Energie- und Gebäudetechnik, Jan Keller.
• Praktikum: Bewerbung um ein Praktikum im Bereich Controlling ab 04/2027, Lea Vogt.
• Initiativ: Initiativbewerbung als Disponentin, Nora Hahn.

Der Anhang: eine PDF, sinnvoll sortiert

• Eine Datei: Mehrere Einzeldateien gelten bei Saarbrücken als nachlässig. Fügen Sie alles in einer PDF zusammen, sofern nichts anderes verlangt wird.
• Reihenfolge: Anschreiben, gegebenenfalls Deckblatt, Lebenslauf, Zeugnisse, nach Relevanz oder Zeit sortiert.
• Dateiname: Bewerbung-Sara-Ahmed-Industriekauffrau.pdf. Bewerbung.pdf erlaubt keine Zuordnung. Umlaute und Sonderzeichen lassen Sie besser weg.
• Größe: Die Angaben schwanken. Saarbrücken nennt selten mehr als 2 bis 3 MB, die TU Darmstadt bis 5 bis 8 MB. Eine Regel, die überall gilt, gibt es nicht. Unter 3 MB sind Sie meist auf der sicheren Seite.
• Keine ZIP-Dateien, keine Word-Dateien und keine Handyfotos von Zeugnissen. Scannen Sie stattdessen sauber und komprimieren Sie die PDF.

Prüfen Sie, ob sich der Lebenslauf-Text markieren lässt, denn manche Systeme lesen Bilder schlecht. Mehr dazu unter Dateiformat für den Lebenslauf.

Kurzbewerbung und Initiativbewerbung

Bei einer Initiativbewerbung sagen Sie im Text, warum Sie sich gerade an dieses Unternehmen wenden. Telefonieren Sie vorher, wenn Sie können: Dann wissen Sie, an wen Sie schreiben, und können sich darauf berufen. Fragen Sie auch, welche Unterlagen gewünscht sind. Bei Kurzbewerbungen genügen oft Lebenslauf und ein kurzer Text. Sammelmails sind dabei tabu, weil sie auffallen und außerdem fremde Adressen offenlegen.

Vorher und nachher

Vorher: Betreff: Bewerbung. Hallo, anbei meine Unterlagen. Dateien: Foto.jpg, CV neu.docx, Zeugnis1.jpg, Zeugnis2.jpg.

Nachher: Betreff: Bewerbung als Lagerfachkraft, Kennziffer 118, Tim Bauer. Sehr geehrter Herr Lenz, im Anhang erhalten Sie meine Unterlagen für die Stelle als Lagerfachkraft. Datei: Bewerbung-Tim-Bauer-Lagerfachkraft.pdf.

Beide Fassungen sind erfunden. Die zweite spart der Personalabteilung Arbeit, denn Stelle, Person und Unterlagen sind sofort klar.

Letzte Kontrolle

1. Stimmen Firma, Ansprechperson und Stellenbezeichnung? Ein alter Name aus der Vorlage wirkt besonders ungünstig.
2. Ist die richtige Fassung angehängt? Öffnen Sie den Anhang im Entwurf.
3. Ist die Absenderadresse seriös? Am besten mit Ihrem vollen Namen. Für Praktikum oder Werkstudentenstelle passt auch die Hochschuladresse.
4. Haben Sie eine Testnachricht an sich selbst geschickt?
5. Enthält der Anhang nur Nötiges? Ausweiskopien oder Kontodaten gehören nicht in eine erste Bewerbung.

Nachfassen

Eine feste Frist gibt es nicht. Oft wird genannt, nach etwa zwei Wochen ohne Antwort einmal nachzufragen, sofern die Anzeige keinen Zeitplan nennt. Antworten Sie auf Ihre eigene E-Mail, damit der Zusammenhang erhalten bleibt, oder rufen Sie an:

Sehr geehrte Frau Schmidt, am 10. Mai habe ich mich als Industriekauffrau beworben. Darf ich fragen, wie der aktuelle Stand ist? Mein Interesse an der Stelle besteht weiterhin.

Kommt danach nichts, sollten Sie Ihre Energie anderswo einsetzen. Bleiben viele Bewerbungen unbeantwortet, liegt es selten an der E-Mail. Lesen Sie dann warum der Lebenslauf keine Antwort bringt.

Der Anhang entscheidet

Eine saubere E-Mail sorgt nur dafür, dass Ihre Unterlagen ankommen und gelesen werden können. Passen Sie deshalb den Inhalt vorher an, wie unter Lebenslauf an die Stelle anpassen beschrieben. CV Analyz zeigt Ihnen dazu eine Bewertung und eine Liste der wichtigsten Probleme, auch bei der Lesbarkeit der Datei. Die Originaldatei wird nicht gespeichert.

Kurz gesagt: Halten Sie sich an die Anzeige, schreiben Sie einen klaren Betreff und wenige Sätze, und senden Sie eine geprüfte PDF.