Currículo de assistente administrativo: habilidades, sistemas e exemplos

Um bom currículo de assistente administrativo mostra quem você apoia, o que mantém funcionando e quanto gerencia. É fácil subestimar esse trabalho porque ele parece rotineiro, então conte: agendas, reuniões, notas fiscais, viagens e pessoas apoiadas. Cite seus sistemas, seu nível real de Excel e as ferramentas do dia a dia. Uma ou duas páginas bastam. Veja uma estrutura, exemplos de antes e depois, as habilidades procuradas e um caminho para quem chega ao escritório vindo de outra área.

Uma estrutura clara

1. Contato e LinkedIn.
2. Objetivo: o cargo da vaga.
3. Resumo: nível, setor, quem você apoia e ponto forte.
4. Experiência: empresa, cargo, datas e resultados.
5. Habilidades, formação e cursos.

Use o título e os sistemas do anúncio se forem verdadeiros, porque recrutadores e sistemas ATS procuram por eles.

Diga quem você apoia

Apoiar uma equipe de 5 é diferente de apoiar uma diretoria. Seja específico. Os exemplos são ilustrativos.

Antes: Profissional organizada e responsável, com boa comunicação.

Depois: Assistente administrativa com 6 anos na construção civil, apoio a 3 diretores em agendas, viagens, notas fiscais e documentos de conselho.

Conte o trabalho invisível

Use ação, alcance e resultado. Os resultados costumam ser tempo economizado, menos erros, prazos cumpridos ou eventos sem problemas. Use só números que possa sustentar.

Antes: Controle de agenda.

Depois: Gerenciei as agendas de 3 diretores e coordenei cerca de 40 reuniões semanais em dois fusos horários.

Antes: Lançamento de notas fiscais.

Depois: Lancei cerca de 150 notas de fornecedores por mês e eliminei um atraso de três meses em seis semanas.

Antes: Organização de arquivo.

Depois: Transferi contratos em papel para um sistema digital compartilhado, reduzindo bastante o tempo de busca de uma equipe de 12 pessoas.

Antes: Organização de eventos.

Depois: Organizei 4 eventos da empresa com até 150 convidados dentro do orçamento, incluindo fornecedores e convites.

Habilidades procuradas

• Pacote Office ou Google Workspace, e Excel com tabelas dinâmicas se dominar.
• Agendas, viagens e prestação de contas.
• Atas, correspondência e formatação de documentos.
• Notas fiscais, compras e sistemas como SAP ou TOTVS, se usar.
• CRM, departamento pessoal ou chamados.
• Discrição com informações sigilosas.
• Idiomas, sobretudo em empresas internacionais. Veja idiomas no currículo.

Cuidado com «Excel avançado». Se não souber criar uma tabela dinâmica ou um PROCV, escreva «bom nível de uso», pois pode haver um teste. Nosso guia de habilidades no currículo ajuda a se avaliar com honestidade.

Crescendo para secretária executiva

Aqui conta o discernimento. Mostre viagens complexas, preparação de conselhos, contato com diretoria, projetos conduzidos e como protegeu o tempo de um executivo, sem dados sigilosos. Se tiver formação em Secretariado Executivo e registro profissional, informe.

Exemplo: Apoio ao CEO de uma empresa de 400 pessoas, preparação de pacotes trimestrais do conselho e coordenação de viagens a 6 países.

Chegando ao escritório de outra área

Comércio, recepção, hotelaria e atendimento desenvolvem organização, trato e uso de sistemas. Use como prova escalas, pedidos, caixa e reservas. Acrescente cursos de Excel ou contabilidade. Jovem Aprendiz administrativo também conta. Veja nosso guia de mudança de carreira e o de recepcionista.

Exemplo curto

A empresa e os números são fictícios, mas o formato pode ser adaptado.

Assistente Administrativa | Construtora, 250 funcionários, Belo Horizonte | 03/2020 – atual. Apoio a 3 diretores, cerca de 40 reuniões coordenadas por semana e atraso de notas de três meses eliminado em seis semanas.

Adapte o currículo ao tipo de escritório

As mesmas habilidades são lidas de outra forma em cada setor. Destaque o que a empresa verifica primeiro e mantenha só o que for verdadeiro.

• Escritório de advocacia: prazos, processos, sigilo e precisão nos documentos.
• Saúde: sistemas de agendamento, prontuários e dados sensíveis.
• Construção ou indústria: pedidos, notas de fornecedores e documentos de obra.
• Escolas e setor público: registros, ofícios e procedimentos definidos.

Muitas empresas também aplicam um teste prático curto, como formatar uma carta, montar uma planilha simples ou redigir uma ata. Pratique antes para que o currículo e o seu nível real coincidam. Em concursos públicos, siga sempre as regras do edital.

Erros comuns

• Escrever «rotinas administrativas diversas».
• Declarar um nível que não pode demonstrar.
• Deixar erros, porque a precisão faz parte do cargo.
• Revelar dados sigilosos.
• Omitir quem você apoiava.

Resumo: confira antes de enviar

1. Quem você apoia está claro.
2. Volume e resultados honestos.
3. Sistemas com nível real.
4. Uma ou duas páginas organizadas.
5. Formato limpo e sem erros.
6. Nada sigiloso.