PDFかWordか：ATSに正しく読まれる応募書類のファイル形式

些細な話に見えて、応募がきちんと届かない原因として非常に多いものです。問題は形式そのものではなく、どう作ったかです。ワープロから書き出したPDFと、印刷物を撮影して作ったPDFは、形式は同じでも読み取る側にとってはまったく別の書類です。

結論

• 基本：テキスト入りPDF。どこでも体裁が崩れず、最近の解析器で読めます。
• 求人票が.docや.docxを指定しているなら、それに従う。明示の指示は一般論より優先します。
• 入力フォームに貼り付ける場合は、プレーンテキストを貼って結果を必ず確認する。
• 避ける：スキャンPDF、写真、スクリーンショット、.pages、画像として書き出したデザインファイル。

PDFが読めるか確かめる

開いて全選択し、コピーしてメモ帳に貼ります。何も貼られないなら、その書類は画像であり、どのシステムも一文字も読めません。文字は出るが順序が乱れるなら、原因は形式ではなくレイアウトです。

自分で本文をコピーできないなら、応募先も読み取れません。

PDFかWordかとは無関係な問題

• 画像の中の文字：見出し部分を画像で作ると、氏名と職種が読み取れる本文から消えます。
• ヘッダー・フッターの連絡先：抽出時に落ちることが多い。
• 特殊フォントやアイコンフォント：文字が四角になり、合字が崩れます。
• 重いファイル：高解像度の図版で15MBにもなると、アップロード制限で弾かれることがあります。
• パスワード保護：保護されたPDFは本文抽出自体を拒否する場合があります。
• rirekisho_final_v7(2).pdfのようなファイル名：技術的な害はありませんが、人が最初に見るものです。

ファイルの実務ルール

1. ワープロや作成ツールからPDFに書き出す。印刷してスキャンしない。
2. 2MB程度に収める。圧縮するのは画像であって本文ではありません。
3. 一般的なフォントを使う：游ゴシック、メイリオ、Noto Sans JP、Arial、Helvetica。
4. 氏名と職種でファイル名をつける：山田太郎-データアナリスト-職務経歴書.pdf。
5. 書き出すたびに、コピーした本文を一度確認する。特にテンプレートを変えた直後。

証明写真について

日本国内の履歴書では写真が一般的で、ドイツ・フランス・スペインや湾岸諸国でも通例ですが、英国・米国・カナダ・オーストラリアでは避けるのが無難です。いずれの場合も写真はあくまで補足で、文字の入れ物にしてはいけません。氏名・職種・連絡先は隣に本物の文字で置きます。