PDF oder Word? Das beste Dateiformat für den Lebenslauf im ATS

Es klingt nach einer Nebensächlichkeit und ist einer der häufigsten Gründe, warum eine Bewerbung nie richtig ankommt. Das Format selbst ist selten das Problem — die Art der Erzeugung schon. Ein aus Word exportiertes PDF und ein abfotografierter Ausdruck sind dasselbe Format und für jedes lesende System völlig verschiedene Dokumente.

Die kurze Antwort

• Standard: ein textbasiertes PDF. Es hält das Layout überall identisch und ist für moderne Parser lesbar.
• Verlangt die Ausschreibung .doc oder .docx: genau das schicken. Eine ausdrückliche Vorgabe schlägt jeden allgemeinen Ratschlag.
• Beim Einfügen in ein Online-Formular: reinen Text einfügen und das Ergebnis prüfen, statt der Vorschau zu vertrauen.
• Niemals: eingescanntes PDF, Foto, Screenshot, .pages oder eine als Bild exportierte Designdatei.

So prüfst du, ob dein PDF lesbar ist

Öffnen, alles markieren, kopieren, in einen einfachen Texteditor einfügen. Wird nichts eingefügt, ist dein Lebenslauf ein Bild und kein System liest ein Wort davon. Erscheint Text in falscher Reihenfolge, liegt es am Layout und nicht am Format.

Wenn du den Text aus deinem Lebenslauf nicht herauskopieren kannst, kann es das Unternehmen auch nicht.

Probleme, die nichts mit PDF gegen Word zu tun haben

• Text in Bildern: ein als Grafik gestalteter Kopfbereich nimmt Name und Position aus dem lesbaren Text heraus.
• Kontaktdaten in Kopf- oder Fußzeile: werden bei der Extraktion häufig verworfen.
• Exotische Schriften oder Icon-Fonts: Zeichen werden zu Kästchen, Ligaturen zerfallen.
• Schwere Dateien: 15 MB mit hochauflösenden Grafiken scheitern manchmal schon an Upload-Grenzen.
• Passwortschutz oder eingeschränkte Rechte: ein geschütztes PDF kann die Textextraktion vollständig verweigern.
• Ein Dateiname wie lebenslauf_final_v7(2).pdf — technisch unkritisch, aber das Erste, was ein Mensch sieht.

Praktische Regeln für die Datei

1. Aus dem Textprogramm als PDF exportieren — nicht drucken und scannen.
2. Unter etwa 2 MB bleiben; Bilder komprimieren, nicht den Text.
3. Gängige Schrift verwenden: Calibri, Arial, Helvetica, Georgia, Lato, Open Sans.
4. Datei mit Name und Position benennen: Anna-Weber-Datenanalystin-Lebenslauf.pdf.
5. Nach jedem Export den herauskopierten Text einmal prüfen, besonders nach einem Vorlagenwechsel.

Und das Bewerbungsfoto?

In Deutschland, Österreich und der Schweiz ist ein professionelles Foto weiterhin üblich, in Großbritannien, den USA und Kanada wird davon abgeraten. In jedem Fall gilt: Das Foto ist eine Ergänzung, nie ein Container für Text. Name, Position und Kontaktdaten bleiben echter Text daneben.